Téglási Ágnes: Stratégia – innováció – szolgáltatás

„It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent, but the one more responsive to change.”

 

„Nem a legerősebb az, aki fennmarad, s nem is a legintelligensebb, hanem az, aki a legfogékonyabb a változásokra.”

Charles Darwin

 

Charles Darwin

Az MTA Könyvtára stratégiai terve alapján megvalósítandó  innovatív szolgáltatások bemutatása

 

Fogalommeghatározás

 

E három fogalom összekapcsolása talán némi magyarázatot kíván, még akkor is, ha az elmúlt évek során egyre többször találkozunk ezekkel a fogalmakkal külön-külön és együtt is. A könyvtár világában is egyre gyakoribb azoknak a menedzsment módszereknek az alkalmazása, amelyek stratégiához, innovációhoz kapcsolódnak, s amelyeket gyakran a változás menedzselésének nevezünk, hiszen alapvetően erről van szó.

 

Mindhárom fogalom egy szervezet, jelen esetben a könyvtár változáshoz való viszonyát tükrözi, a stratégia és az innováció a külső környezeti tényezőkre való reagálásként értelmezhető, míg a szolgáltatás e reagálás egyik eredménye, megvalósulása.

 

Az innováció számtalan értelmezése, megközelítése közül érdemes kiemelni azt, ami összehasonlítja a kutatás-fejlesztést az innovációval. A kutatás-fejlesztés új lehetőségek, megoldások keresése, amelynek folyamata a kérdésfelvetés, kutatás, vizsgálódás és tesztelés lépéseivel vázolható fel. Az innováció meglévő eszközök, módszerek, eszmék, stb. adoptálása, amely egy felvetett ötlet elterjesztését, bevezetését jelenti. Buckland (1998) az innovációt menedzsment tevékenységként írja le, amelynek során ismert lehetőségek (technikai, technológiai újdonságok) közül kiválasztjuk intézményünk számára a legmegfelelőbbet, s ezt akár szolgáltatásként, akár más technikai, technológiai újdonságként bevezetjük vagy elvetjük. A választás, a bevezetés vagy elutasítás mindig külső és belső környezeti hatások függvénye.

 

A szervezeti innováció lényege tehát az, hogy a külső környezeti változásokhoz való igazodás mindig a szervezet lehetőségeitől, belső viszonyaitól függ. Az innováció akkor sikeres, ha bevezetése, elterjesztése, elfogadása során be tudjuk mutatni az innovatív termék vagy szolgáltatás relatív előnyét, komplexitását, kompatibilitását, valamint akkor, ha kipróbálható, illetve megfigyelhető. Rogers (1983) ezzel az öt karakterisztikával jellemzi az innovációt és kommunikációs folyamatként mutatja be, amelynek végén az innovatív terméket vagy szolgáltatást vagy bevezetjük, vagy elvetjük. Bármely esetben természetesen van lehetőség arra, hogy egy későbbi fázisban forduljon a kocka, s amit bevezettünk, egy későbbi felülvizsgálat során elvetünk, s amit korábban elvetettünk, azt a szervezeti viszonyok alakulásával később bevezetünk.

 

 

Nemzetközi trendek

 

A könyvtárak hagyományos szerepe és eszköztára az info-kommunikációs technika térhódításával és az elektronikus tartalmak elterjedésével jelentősen bővül, de lényege a digitális korban is ugyanaz marad. Nevezetesen gyűjti, rendszerezi és hozzáférhetővé teszi a felhalmozott tudásanyagot és gondoskodik a formába öntött tudás átörökítéséről, legyen az bármilyen hordozón. Az új információs társadalom kihívásaira a világ minden táján igyekszünk meghatározni a fejlődés keretrendszerét, jogi szabályozáson túl  stratégiai tervek készítésével is. Ezek nemzetközi, nemzeti és intézményi szinten egyfajta összehangolt rendszert alkotnak. Európában  a skandináv országok  állnak az élvonalában annak a komplex társadalmi és könyvtáros szakmai átalakulásnak, amely mintaszerűen reagál az új kihívásokra. A „jó gyakorlat”, követendő minta átültetése azonban komoly innovatív tevékenységet igényel, hiszen a modelleket eltérő társadalmi gazdasági közegbe kell tudni átültetni.

 

A  nemzetközi tendenciákat vizsgálva az alábbi főbb témakörök rajzolódnak ki:

 

 

Ezek a fejlesztési irányok nagymértékben befolyásolják a hazai stratégia alakulását is, amelyet az MTA Könyvtára öt évre szóló (2008-2012) stratégiai tervének kialakításakor irányadónak tekintett. Esettanulmányként a továbbiakban ennek részletes bemutatása következik a stratégiában meghatározott fejlesztési irányokhoz kapcsolódó néhány innovatív szolgáltatás bemutatásán keresztül.

 

 

Az MTA Könyvtárának fejlesztési irányai

 

Három fő pillérre támaszkodva határozza meg a könyvtár fejlesztési irányait. Ezek az olvasóterem, a honlap és az agora elnevezést kapták, amelyek az alábbi tartalommal bírnak:

 

Az olvasóterem funkció a hagyományos értékek továbbörökítését hivatott jelképezni, azaz a könyvtár gyűjteményének továbbépítését és a kapcsolódó szolgáltatások erősítését.

 

Honlap névvel szerepelnek mindazok az internetes, a könyvtár falain túlnövő szolgáltatások, amelyek egyrészt a hagyományos gyűjteményről katalógusok, adatbázisok útján tájékoztatnak, másrészt az elektronikus gyűjtemény elérését, illetve használatát biztosítják.

 

A pillér harmadik lába az agora nevet kapta, jelképezve ezzel a könyvtár közösségi funkcióját, amely alkalmat biztosít arra, hogy mindaz a kincs, amit a könyvtár őriz az utókor számára, a ma emberének is  elérhető és tanulmányozható értékként rendelkezésre álljon. E funkcióhoz kapcsolódóan a könyvtár gyűjteménye „életre kel” és közvetlen kapcsolatba lép olvasóival.

 

E három fő irány az alábbi stratégiai célokban és kitörési pontokban követhető nyomon:

 

Az MTA információs vagyonának feltérképezése és hozzáférhetővé tétele elektronikus katalógusok közös felületen való kereséséi lehetőségének biztosításával. Távoli információforrásokban található adatok közös lekérdező felületének létrehozásával elérhető, hogy az MTA intézeteiben található dokumentumok együttesen kereshetőek legyenek, s a bibliográfiai adatokon túl lelőhely információt is nyújtsanak az érdeklődő számára. Mindezt úgy célszerű megvalósítani, hogy egy nagyobb, országos rendszer, a MOKKA és ODR összekapcsolt rendszerébe bekapcsolható alrendszer jöjjön létre. Ehhez elengedhetetlen az informális hálózat erősítése a könyvtár és a kutatóintézetek között, és a különböző szintű és mértékű feldolgozás a használó számára ne jelentsen hátrányt. A hálózat erősítése az elektronikus tartalmak elérésének optimalizálásához is fontos.

 

Az épület speciális helyzetéből adódó előnyök kiaknázása erőteljes marketing és PR tevékenységet igényel. Itt bármilyen fejlesztéshez elkerülhetetlen tőkeerős vállalkozó partnerek megnyerése és bevonása, valamint sikeres pályázatok elnyerése.

 

Kitörési pont az, hogy minél szélesebb körben megismerhető legyen a könyvtár nemzeti kulturális öröksége, s a hagyományos látogatás fenntartása mellett fórumokon, könyvbemutatókon, kötetlen beszélgetéseken „életre keljen” a gyűjtemény. Ugyancsak ezt a célt szolgálja a tudományos és kulturális kincseink digitális formában való megjelentetése a honlapon.

 

A könyvtári kulturális örökség egyes elemei intenzíven bekapcsolhatók a kulturális diplomácia, a kulturális turizmus kialakult rendszerébe. A Keleti Gyűjtemény kapcsán nemzetközi méretű programokról beszélhetünk, a Kézirattár anyaga kapcsán pedig elsősorban a határon túli magyar közösségek érdeklődésére tarthat számot a könyvtár.

 

A könyvtárhasználat egyre kevésbé lesz helyhez kötött, a távoli elérés térhódítására is fel kell készülnünk. De ezzel párhuzamosan az olvasók számára vonzó kutatóhelyet, dolgozószobát és közösségi teret kívánunk biztosítani. Ehhez azonban az info-kommunikációs infrastruktúrában legalább olyan, de inkább jobb minőségű szolgáltatást kell nyújtani az olvasóknak, mint ami munkahelyeiken vagy otthonaikban rendelkezésükre áll.

 

A könyvtár az élethosszig tartó tanulás kulcsfontosságú helyszíneként tudatosabb és szervezettebb módon vállal feladatokat az olvasók információs kompetenciáinak fejlesztésében, az információ-kultúra illetve -műveltség kialakítása terén. Ez többek között lehet módszertani segítségnyújtás speciális célcsoportok szerint, egyetemi hallgatóknak, PhD hallgatóknak, vagy adatbázis bemutató adott tudományterület művelőinek, stb. Az ehhez szükséges terek kialakítása és az eszközök biztosítása pályázati úton megvalósítandó feladat. A hagyományos olvasóterem mellett olyan digitális dolgozószoba  létrehozása a cél, amely kiscsoportos formális és informális tanulás színtere is lehet.

 

Repozitórium létrehozásával a könyvtár célja, hogy biztosítsa az elektronikus tartalmak archiválását és hosszú távon a megőrzését, valamint a szabad hozzáférést, elsősorban az MTA, az MTA Könyvtára és az Akadémiai Kiadó elektronikus tartalmaihoz. Tudományos szakkönyvtár esetében fontos, hogy a kutatási nyersanyagnak számító úgynevezett „szürke irodalom” elektronikus tárháza is létrejöjjön, jól meghatározott gyűjtőkör alapján és nemzeti stratégiához illeszkedően.

 

A stratégiai célok megvalósításának első lépése, hogy megvizsgáljuk a szervezetet, alkalmas-e a kitűzött célok elérésére, van-e szükség szervezeti átalakításra, s megvannak-e, megszerezhetőek-e a szükséges kompetenciák. A meglévő lapos, de hierarchikus szervezetre egy mátrix szerkezetet ültetve elérhető, hogy a szervezeten belül adott programért, projektért az a munkatárs feleljen, aki azt leginkább el tudja látni, s legyen lehetősége a szervezet osztályai közötti átjárhatóság kiaknázására, a közvetlen együttdolgozásra. Ez a rendszer már önmagában is lehetőséget biztosít arra, hogy egy adott feladattal megbízott munkatárs új ötletekkel és újszerű megoldásokkal lásson neki a feladathoz. Az innovatív megoldásokat, újszerű látásmódot szorgalmazó vezetés mellett rövid idő alatt megmutatkozik, hogy kik azok a kollégák, akik partnerek ebben az útkeresésben, az újszerű megközelítésben, a szakirodalomban olvasott vagy kollégáktól hallott módszerek, eszközök adoptálásában.

 

A szervezeti kultúra ilyen irányba történő átalakításához a szakirodalom szerint elegendő a szervezet különböző pontján dolgozó 6-8 munkatárs, akik a változások elindítói, mozgatói. A magyar nyelvben kissé negatív kicsengésű szóhasználattal a „változás ügynökeinek” nevezi őket az angol nyelvű szakirodalom. Az ő dinamikus és aktív jelenlétük a körülöttük dolgozó munkatársakat is arra ösztönzi, hogy bátran álljanak elő ötleteikkel, javaslataikkal és közösen vizsgálják meg, hogy mi és hogyan valósítható meg. A könyvtárosok kreativitásának csak teret kell engedni, s ha ezt hagyjuk felszínre törni, s néhány kreatív ötlet megvalósul, akkor lassan kialakul egy olyan innovatív légkör, amelyben ez a munkavégzési stílus válik mindennapos gyakorlattá.

 

Erre annál is inkább nagy szükség van, mivel a könyvtár létszáma inkább csökken, mint növekszik, s ezzel párhuzamosan új feladatokat kell megoldani, s időről időre végig kell gondolni, hogy milyen új megközelítésre van szükség ahhoz, hogy a feladatok ne egymásra rakódva jelentsenek elviselhetetlen terhet, hanem egymásba integrálva ú minőséget kialakítva valósulhassanak meg. Ehhez természetesen belső ösztönzőkön túl megfelelő továbbképző programok és szakmai fórumok is szükségesek.

 

 

Innovatív szolgáltatások

 

 

A reneszánsz év keretében lehetőség nyílt egy olyan közös szolgáltatás megvalósítására, amelynek segítségével közelebb kerül a felhasználóhoz a könyvtárakban megtalálható, de eddig nem feltétlenül ismert képi dokumentumok széles köre. Jó lehetőség ez a program arra is, többek között, hogy az MTA Könyvtára hat kutatóintézettel együtt dolgozzon és együttesen csatlakozzon egy országos szolgáltató rendszerhez. Az MTA ezzel az összefogással összesen több mint 2400 képet dolgoz fel és tesz hozzáférhetővé. Arra is kiváló lehetőség ez a projekt, hogy az egyes gyűjtemények megmutathassák kincseiket, s olyan szolgáltatásba kapcsolódjanak be, amelynek segítségével képeik jobban bekerülnek a köztudatba, jobban hasznosulnak, s többen használhatják. Az adatbázisba bekerülő képek kisebb felbontású, elsősorban tájékozódásra, tájékoztatásra alkalmas formában fognak rendelkezésre állni, de az eredetit őrző gyűjtemény felkészülhet  egyedi speciális reprográfiai vagy egyéb, akár pénzes szolgáltatás bevezetésére is.

 

A tematikus gyűjteményrészek digitális feldolgozása  már elkezdődött, a folytatás pedig lehetőséget biztosít arra is, többek között, hogy más gyűjteményekkel összeérve egy újfajta minőség szülessen. Erre kiváló példa akár a Stein digitális gyűjtemény, akár a Kőrösi Csoma Sándor  digitális gyűjtemény. Speciális lehetőséget kínál a Goethe gyűjtemény bemutatása, amelyet a Goethe Intézettel közösen készít elő a Kézirattár. Egy internetes kalendárium formájában kerül bemutatásra az az anyag, amelyet a könyvtár féltve őriz, s amely hagyományos formájában csak kevesek számára volt látható és tanulmányozható. Az innovatív megoldás az újszerű partnerségi kapcsolatban, a gyűjteményi határok vagy korlátok eltűnésében és a széleskörű hozzáférés biztosításában is megmutatkozik.

 

 

 

A könyv örökbefogadási program számos könyvtárban régi gyakorlat, de ahány könyvtár, annyi megoldás. A programot a szűkös költségvetés hívta életre, hiszen a külföldi folyóirat-előfizetések és a nemzetközi cserekapcsolatok fenntartása mellett arra már nem maradt elegendő forrás, hogy könyveket is vásároljon a könyvtár. Így az olvasók és könyvtártámogatók jóindulatában bízva 2007. decemberében meghirdettek egy örökbefogadási akciót, amelynek keretében ki-ki egy előre összeállított listáról vásárolhat könyvet a könyvtár számára. Az előre összeállított lista nem más, mint egy fordított dezideráta jegyzék, ahol nem az olvasó mondja meg, hogy mit szeretne, hanem a könyvtáros. Így a gyűjtőkörbe illő címek közül lehet választani, s a kiválasztott műben ex libris örökíti meg az adományozó nevét. A program életben tartása érdekében időről időre rendezvény formájában neves közéleti szereplők felkérésével örökbefogadási ünnepség hívja fel az olvasók és potenciális olvasók figyelmét, hogy ebbe a programba bárki bármikor bekapcsolódhat, ami az ünnep elmúltával a honlapon él tovább.

Irodalomjegyzék

 

Bánkeszi Katalin: Könyvtári fejlesztések  2008-ban : Hol tartunk? Kézirat. Bp :OSZK 2008. március. 8 p.

 

Buckland, Michael: A könyvtári szolgáltatások újratervezése. Bp. : OSZK. 1998. 101 p.

 

Mader Béla: Információs és kommunikációs technológiák kutatási, fejlesztési és innovációs irányai = TMT 48. évf. 2001. 9-10. sz.

 

Rogers, Everett: Innovation in organization. In: The diffusion of innovation 3rd. ed. New York : Free Press, 1983. p. 343-370.

 

A Magyar Tudományos Akadémia Könyvtára : Stratégiai terv 2008-2012 Bp : MTAK 2007. 16 p.

 

Téglási Ágnes: Változások menedzselése : Szakirodalmi szemle. Bp. : OSZK 1996. (Korszerű könyvtárak – korszerű módszerek)  62 p.